ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

1. На чем писать?
   Как ни странно, а это даже важнее, чем то, что именно вы будете писать. Бумага должна быть эксклюзивной. Лучше всего специально отпечатанной, имитирующей старинную бумагу, с золотым обрезом, вашим личным логотипом, логотипом компании, ее адресом и телефоном, и сделанная по настоящему дизайнерскому проекту. Это - верх желаемого, которого сложно достичь, но вообще-то в мире нет ничего невозможного. Представьте, что вы пишите английской королеве и отбросьте все сомнения относительно цены.
   Тем не менее все идеи более скромного уровня вполне реализуемы. Ну, например, если у вас хороший цветной или даже черно-белый принтер, то вы можете и сами сделать лист с логотипом, имитирующий все что угодно. Подороже обойдется вам идея сделать таких листов очень много, т.е. заказать их в типографии, где уж тем более вам сделают все, что угодно, еще и оформление краев не забудут.
   Можно поискать в магазинах. Довольно часто продаются листы, имитирующие старину или просто оригинального оформления. Логотипа компании там не будет, но у вас же есть печать, в конце концов?
   Одним словом, вывернуться из ситуации можно.
   
   Сейчас я еще немного поясню, почему самое крутое письмо выглядит так, как я уже указал, и перейдем к следующему вопросу.
   Итак, почему под старину? Потому что именно такая бумага вызовет ощущение солидности и стабильности вашей компании, ее ранга и рейтинга, и высокой цены послания (антиквариат ценится дорого). Ну, как бы письмо Рокфеллера своему другу Васе Пупкину. Она говорит о том, что вы можете себе позволить писать на такой бумаге (а она, естественно, самая дорогая).
   Почему не на настоящей старинной бумаге?
   Можно и так, но у нас все же такую сложно достать и на ней сложно печатать. То есть подобный вариант годится уже для самых высокопоставленных адресатов, но нужно понимать, что старинная бумага хрупка и не годится для принтеров, а в официальных письмах блистать плохим почерком просто нельзя.
   Хотя - мы позиционируем идею, что ничего не решаемого не бывает - вы можете попросить помочь профессиональных каллиграфов (да, такие есть), художников или инженеров-конструкторов, которых долго обучали правильно писать буквы по ГОСТу (особенно старая школа конструкторов, не использовавших компьютеры, это прекрасно умеет делать)
   Бумагу достать можно. Можно взять новую и состарить ее специальными способами (чтобы на ней был логотип). Одним словом, можно сделать все, но в данном случае имитация под старину позволит вам достичь почти предельного уровня меньшими затратами и воспринимается хорошо (если только ваш партнер не имеет возможности отправить вам очень дорогой эксклюзивный вариант в ответ).
   
   Надо бы отметить, что если вы желаете позиционироваться как очень серьезная респектабельная компания, но при этом не хотите имитировать старину, то рекомендую вам обратиться в типографию и сделать себе "фирменный бланк" - листы, где будет стоять логотип фирмы и ваш собственный (герб), напечатать это на очень дорогой бумаге (это чувствуется даже на ощупь, поэтому легко идентифицируется) с тиснением, золотыми или серебряными краями и т.п. (Кстати, отлично выглядит плотная бумага с тиснением, где будет выгравирован ваш адрес и опять же логотип). О подробностях можно узнать в самой типографии, она может сообщить вам множество интересных идей на этот счет. Подобное письмо будет чуть более официальным и чуть менее солидным, чем "старинный" вариант, но тоже вполне правильным для этого случая. Кстати, если будете заказывать в типографии нечто подобное, сделайте два варианта - официальный и поздравительный. Очень поможет.
   
   Почему обязателен логотип и ваша подпись (печать или герб)? Потому что это тоже говорит о том, что вы не поленились придать своей фирме респектабельность на высшем уровне. У вас есть логотип, деньги, возможности создавать свой бренд и свое собственное имя. Согласитесь, это само по себе уже говорит о том, что вы не просто Маша с улицы, вручающая всем синими отмороженными пальцами флаер "зайдите пожалуйста к нам в магазин и купите хоть что-нибудь"?
   
   Важен и выбор бумаги. Она должна быть приятной на ощупь. Повторюсь, наши пальцы достаточно чувствительные, чтобы сразу понять, что за послание перед вами. Плотная глянцевая бумага говорит об официальности и надежности, а вот тонкий "принтерный" лист сообщит, что это не просто стандартное послание, но и не очень дорогое, к тому же - скорее всего - сделанное в массовом порядке. А ваша задача внушить каждому клиенту и партнеру, что он лицо уважаемое и эксклюзивное.
   
   Наконец, важен и дизайн. Тут, наверное, не надо ничего объяснять, но все же поймите, что будет жалко добыть красивый лист бумаги и обнаружить, что там не согласуются стили, выбран какой-нибудь легкомысленный шрифт и все выйдет не столь торжественно и строго, как вам хочется.
   
   
2. О стилях
   
   Ну, конечно, если речь идет о респектабельности, то стиль должен быть классическим. Хотя, если у вас дизайнерская компания, то вам не надо объяснять, что в дизайне может быть что угодно, хоть хайтек или техно. Однако даже если у вас суперсовременный дизайн, стиль должен остаться классическим, потому что классическое поздравление партнерам требует соблюдения этики и стиля деловых писем. Впрочем, форму письма можно менять, не обязательно использовать прямоугольный формат.
   Какой выбрать цвет? Воздержитесь от традиционных серо-белых гамм, они хороши для деловых посланий, а мы поздравляем партеров по бизнесу, правда?
   Лучше выбрать теплые цвета - коричневый, зеленый, желтый, они создают ощущение уюта и тепла, а значит хорошего отношения вас к адресату.
   
   
3. В чем отправить?
   
   Ситуация очень похожа на праздничные письма. То есть можно взять фирменный конверт (кстати, вам и тут поможет типография) и отправить письмо по почте. Можно послать курьером или скоростными почтовыми службами, вроде EMS или DHL. Курьер считается лучше всего, особенно если он будет правильно одет. На Новый год курьер может быть Дедом Морозом или Снегурочкой, но если не удается найти "спец.форму", лучше если он будет представлен вашим корпоративным дресс-кодом (или специальным бейджиком с логотипом, галстуком с ним же и т.п.)
   Конверт лучше делать фирменным, но в принципе подойдет любой. Старайтесь, чтобы он был нейтральным и не слишком легкомысленным. Даже если ваш партнер торгует детскими мыльными пузырями, пошлите ему самый серьезный официальный привет, тогда это будет восприниматься, как почет и уважение. Бизнес есть бизнес.
   Деловой стиль диктует разве что однотонность конверта - лучше даже просто взять обычный хороший белый конверт или со стандартным дизайном Почты России (или других почтовых служб).
   Если ожидается курьерская доставка, конверт может быть украшен лентами и бантами, или вообще использована другая "тара". Например, пластиковый пакет (как всегда, хорошо, если это будет фирменный пакет).
   Довольно часто письма подобного рода сопровождаются дополнительными подарками или букетами цветов, внутрь которых вложена визитка. Однако об этом - в соответствующих разделах. Письмо может сопровождать или сопровождаться и типографской продукцией вашей фирмы. Об этом тоже позже.
   Разумеется, ВСЕ ЭТО должно сочетаться по цветам и стилям.
   
   
4. Понижение крутости затеи
   
   Все же мы не всегда пишем письма английской королеве или президенту крупнейшего мирового банка, правда? Поэтому давайте рассмотрим простой вопрос о снижении цены нашего действия. Ведь есть же и просто клиенты, которых вежливость заставляет поздравлять каждый раз, чтобы не потерять.
   
   Частично уже все было сказано. Можно использовать не фирменный бланк, а создать его самостоятельно и самостоятельно же распечатать. Отправить все в обычных конвертах (в этом случае лучше простой белый конверт, без затей).
   Ровно так же дело обстоит с разными лентами, украшениями, курьерами и прочими действиями.
   Конечно, можно от чего-то отказаться. Кстати, если выбирается личная доставка, то все же воздержитесь от того, чтобы самостоятельно вручать конверт. Это в табеле о рангах ставит вас на ступеньку ниже адресата, что в бизнесе лучше не допускать.
   Ну, и можно обойтись без каллиграфов, художников и конструкторов, а текст распечатать на принтере. Кстати, это хороший вариант для различных экономных решений.
   Кстати, учтите, что уровень респектабельности именно поздравительного посланиия будет говорить о вашем собственном положении в бизнес-кругах. Этика диктует отправить вам обратное послание, так что вы будете иметь возможность сравнить все лично.
   
   
5. О чем писать?
   
   Текст письма должен быть официальным. Официальный текст писем состоит из следующих частей: Приветствие и/или обращение
   Представление себя
   Переход к сути: повод для написания письма
   Поздравления и пожелания
   Завершение
   Подпись
   Вроде бы все просто, но и сложно одновременно, поскольку каждая строчка имеет собственный контекст. Итак
   
   "Уважаемый господин (госпожа) N."
   Это обращение
   
   "Компания ООО "Экстра подарки" в лице нашего президента Ex-present-a..."
   Это представление
   
   ... (предложение продолжается, конечно же) "имеет честь поздравить Вас (обращаю внимание, что в этих случаях заглавная буква в слове "Вы" обязательна) с юбилеем Вашей компании"
   Это переход к сути.
   
   Мы рады пожелать Вам творческих и деловых успехов, надеемся на долгое совместное сотрудничество над старыми и новыми проектами
   Это пожелания, поздравления и к тому же нехилый намек на то, что я хочу видеть господина N. своим партнером и дальше. Это короткий вариант, почти телеграфный стиль.
   Если вам хочется пожелания написать в более развернутом виде, не забывайте, что строгий стиль должен сохраняться.
   
   Вот уже десять лет продолжается наше плодотворное и успешное сотрудничество. За это время обе наши компании проявили себя надежными партнерами, способными преодолеть любые сложности в развитии и справиться даже с самыми трудными этапами своего существования (показали, что вы партнеры).
   Весь этот период мы всегда чувствовали уверенность в действиях наших партнеров, будучи уверенными в точности выполнения обязательств и высоком профессионализме (показали, как мы ценим наших партнеров).
   Славословие и история обоих предприятий или фирм (кстати, историю тоже можно излагать в том же стиле; если при этом вы имеете отношение к ключевым моментам поздравляемой организации или ее руководства, об этом надо невзначай деликатно упомянуть...) может длиться довольно долго, но закончится все равно должно пожеланиями. Они тоже могут быть длинными.
   Опасайтесь перехода на фамильярности. Учтите, что стихи, даже самые официальные, будут тут именно некой фривольностью по отношению к партнеру. Это допустимо только при хороших личных отношениях, но по правде, в этом случае надо писать ДВА поздравительных письма. Официальное и личное. Если же отношения не настолько близкие, чтобы писать отдельное письмо, но вполне теплые, чтобы об этом упомянуть, можно позволить себе некую легкость в пожеланиях. В чем это может выражаться?
   Вы можете пожелать человеку здоровья, успехов детям и внукам (например, "удачи Вашему внуку на музыкальном поприще", что вежливо напоминает о том, что вы допущены до этой информации), обратиться к супруге(у): "Прошу передать поздравления Вашей супруге от моего имени" (кстати, подобное обращение в том случае, если вы не знакомы с ней означает желание быть официально представленным, и вам бы лучше понимать разницу между "познакомиться" и "быть представленным")
   
   Завершение может звучать по-разному:
   "С уважением" или "Всегда Ваш", или "С искренними пожеланиями..." и т.п. Годится почти любая официальная форма.
   
   И далее - одно из самых ключевых и важных моментов письма: подпись.
   "Твой Вася" не пойдет :)
   "Генеральный директор ООО "Экстра подарки" Ex-Present" (личная подпись обязательна)
   Это делается тогда, когда а) вам совсем не нужна реклама, б) она у вас уже есть, например, в виде тиснения на странице бумаги.
   Если же надо бы напомнить, кто вы и откуда, то тогда делаем иначе
   
   Ex Present (подпись)
   -----------------------------------------
   Генеральный директор ООО "Экстра подарки"
   тел. +7 4957777777
   ул. Праздничная, стр. 12
   г. Москва
   Российская Федерация
   
   В подписи можно добавить все свои рейтинги, имена, степени звания и т.п.
   Ректор университета, доктор ф.-м. наук, профессор К.Щей (поскольку "профессор" - это обращение, оно должно стоять последним)
   Учтите только, что большое количество рейтингов будет дурно восприниматься. Чем выше будет ваш уровень, тем МЕНЬШЕ упоминаний ваших заслуг должно стоять (вас и так все должны здать)
   
   
6. Кому дарить?
   
   Дарить, понятное дело, можно партнерам по бизнесу. Причем самого разного уровня. Можно поздравить самых высокопоставленных лиц в стиле, о котором мы так долго писали, можно малознакомых и совсем вроде бы неважных на первый взгляд клиентов.
   Конечно же, последних поздравляем попроще. Фирменный бланк, конверт, ваша подпись лично (это ценится всегда, еще ценится, если имя человека напечатано на бланке), все можно отправить почтой России. Возможны все промежуточные варианты.
   К праздникам своей компании или тем, что празднуются всей страной (Новый год, 8 марта, 23 сентября, Рождество и т.п.), лучше заготовить некую полиграфическую печатную продукцию, это выглядит красиво и стильно. Но об этом см. разделы "полиграфическая продукция" и "корпоративные праздники"
   

Об условиях размещения рекламы на этой странице e-mail